Werk met mij
Gastvrije Evenementen combineert organiseren met kennis van hospitality. Mijn werkzaamheden zijn onder te verdelen in de volgende drie diensten:
Eventmanager
Als eventmanager adviseer en begeleid ik je van a tot z bij jouw evenement, congres, seminar, productpresentatie, beurs of personeelsfeest. Van idee tot uitvoering en met oog voor de kleinste details.
De organisatie van een evenement is maatwerk. Het succes van een event valt of staat met een goede en strakke planning. Samen kijken we naar jouw wensen. We stellen een planning, een kostenbegroting en een draaiboek op.
Wil je advies over een geschikte locatie? Dat hoort ook tot de mogelijkheden. Een eerste selectie maken, offertes aanvragen en beoordelen. Door mijn ervaring in de hotellerie en hospitality weet ik waar ik op moet letten zonder in te leveren op service en kwaliteit.
En wil je meer weten over partnerships en sponsorcontracten, dan kan dat ook.
Je kunt Gastvrije Evenementen inzetten voor de totale organisatie van het event, of voor het verzorgen van een onderdeel ervan zoals:
- het projectplan van a tot z
- het kostenoverzicht
- het locatieadvies
- het beoordelen van offertes
- het draaiboek
- het adviseren over sponsor- en partnerships
- sponsor-/partnershipcontracten
- het fungeren als contactpersoon voor betrokken partijen
- acquisitie
- een goodiebag
- de rol van gastvrouw (kijk hiervoor bij ‘Gastvrouw’)
Gastvrouw
De eerste en de laatste indruk zijn de belangrijkste tijdens een evenement, beurs of congres. De rol van een gastvrouw is daarbij cruciaal.
Over jouw event moet nagepraat worden en jij moet je kunnen richten op jouw corebusiness. Als gastvrouw zorg ik dat jouw gast, maar ook jij van het begin tot het eind wordt ontzorgd. Van het aansturen van een registratiebalie of een team hostessen tot het bemannen van een stand of de contacten met sponsoren. Ik informeer en organiseer, en overtref daarbij graag de verwachtingen.
Onderschat de rol van een gastvrouw ook voorafgaand aan het event niet. Denk bijvoorbeeld aan het vooraf benaderen van deelnemers of standhouders, zodat de gewenste doelgroep op jouw event is.
Een samenvatting van de werkzaamheden als gastvrouw:
- locatie checken: is alles volgens de gemaakte afspraken?
- aansturen overige hostessen en / of receptiebalie
- inchecken / ontvangen van gasten, sponsoren en partners, standhouders, vips en sprekers
- informeren en adviseren
- bewaken van het programma / de tijdsplanning
- uitdelen goodiebag
Verbinder / netwerker
Enthousiaste mensen met elkaar verbinden en kennis met elkaar (laten) delen, dat is mijn rol als verbinder en netwerker. In die rol ben ik in mijn element, want ik communiceer eenvoudig op verschillende ‘niveaus’ en netwerk vanuit oprechte interesse in mensen. Zo ben ik in staat om een groep aan me te binden.
Gastvrije Evenementen inschakelen betekent expertise inzetten op het gebied van netwerken en verbinden.
Bij de rol als verbinder en netwerker kun je denken aan:
- het opzetten van een actieve ondernemerscommunity binnen jouw organisatie en deze als netwerkcoördinator faciliteren met diverse (netwerk)events;
- het organiseren van een ondernemersmarkt, speeddate sessies en/of een netwerkspel;
- het opzetten en onderhouden van een netwerk in de regio;
- het gastvrouwschap tijdens netwerkevenementen.
Claudia heeft nu een aantal keer een evenement van het H2 Platform tot volle tevredenheid ondersteund in 2017, 2018 en 2019. Bij volgende evenementen zullen we zeker weer van haar diensten gebruik maken. Claudia denkt in de aanloop proactief mee, communiceert goed en gemakkelijk (zowel mondeling als schriftelijk), komt haar beloftes na en is tijdens de uitvoering van het evenement flexibel en gastvrij en stelt de mensen op hun gemak. Ook de nazorg vergeet zij niet. Kortom: voor uw evenement bent u bij Claudia aan het juiste adres.
Als wij een gastvrouw nodig hebben bij een van onze beurzen of congressen werken we graag met Claudia samen. Claudia is gastvrij en enthousiast en zorgt dat het onze gasten aan niets ontbreekt.
Ik heb Claudia leren kennen als een echte verbinder en netwerker. Met haar van nature enthousiaste en vriendelijke uitstraling weet zij ondernemers met elkaar in contact te brengen. Door haar professionaliteit zal zij nooit het uiteindelijke doel, uit het oog verliezen, en gaat zij altijd voor optimaal resultaat, waarbij de factor mens centraal staat.